> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://hub.equipme.io/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://hub.equipme.io/pro/dokumentation/administration/email-notifications.md). # E-Mail Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen in Equipme Pro: interne Benachrichtigungen für dein Team (z. B. Auftragseingang, neue Leads), Kunden-E-Mails mit Vorlagen sowie Absendername und -adresse. **Pfad:** „Administration“ → „E-Mail Benachrichtigungen“ Hier legst du fest, welche E-Mails Equipme Pro verschickt, wer sie erhält und wie sie aussehen. Die Seite hat drei Reiter: | Reiter | Inhalt | | -------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | | **„Lieferanten-interne Benachrichtigungen“** | E-Mails an dein eigenes Team bei relevanten Ereignissen, z. B. ein neuer Kundenauftrag | | **„Kunden-seitige Benachrichtigungen“** | E-Mails an deine Kunden: ein- und ausschalten und mit eigenen Vorlagen gestalten, auch je Kunde | | **„E-Mail Absendereinstellung“** | Absendername, Absenderadresse und Antwortadressen für dich und deine Kunden | Zugriff: Rolle **„Administrator“**. ## Reiter „Lieferanten-interne Benachrichtigungen“ Links wählst du die Benachrichtigung (mit Suchfeld), rechts konfigurierst du sie. ### Die Benachrichtigungen | Benachrichtigung | Wann | | -------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **„Neuer Lead“** | Sobald sich ein neuer Kunde registriert hat | | **„Neue Partnerschaft“** | Sobald sich ein Kunde oder anderer Lieferant über das Partnerverzeichnis mit dir verbinden möchte | | **„Bestellberechtigung angefordert“** | Sobald ein Kunde die Bestellberechtigung anfragt | | **„Auftragseingang“** | Sobald ein Kunde eine neue Bestellung bei dir aufgegeben hat | | **„Offene Auftragspositionen“** | Täglich um 11:00 und 16:00 Uhr (MEZ) mit der Anzahl offener, unbearbeiteter Auftragspositionen deiner Kunden | | **„Wareneinkauf“** | Vorlage für Einkaufsbestellungen, die per E-Mail an deine Zulieferer gehen | | **„Reservierung von Vorbestellungen“** | Sobald ein Kunde Services im Lager reserviert | | **„Änderung Service-Zuordnung“** | Sobald ein Kunde Standort oder Mitarbeiter eines Services ändert (Services im Zustand „aktiv“, „abbestellt“ und „in Entfernung“) | | **„Auslaufende Services bei Kunden“** | Vor dem Ende von Kunden-Services ohne automatische Verlängerung, z. B. um die Rückgabe zu veranlassen und Folgeservices anzubieten | ### Eine Benachrichtigung konfigurieren * **„Aktiv“**: Benachrichtigung ein- oder ausschalten. * **„Empfänger“**: * **„Rollen“**: alle Mitglieder der gewählten Rollen, z. B. „Administrator“, „Einkäufer“, „Planer“, „Controller“, „Portfolio Manager“. Bei **„Auftragseingang“** zusätzlich „Vertrieb“, „Reseller“ und „Account Manager“. * **„Zusätzliche Empfänger“**: weitere E-Mail-Adressen, kommagetrennt, z. B. ein Vertriebs- oder Lagerpostfach. * **„Speichern“**. Zusatzoptionen: | Benachrichtigung | Option | | ------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **„Auftragseingang“** | **„Sende Benachrichtigung, wenn ein Kunde bei einem Partner bestellt“** – du erhältst eine Kopie, wenn ein Kunde Angebote eines Partners bestellt | | **„Auslaufende Services bei Kunden“** | **„Restlaufzeit (In Tagen)“**, mehrere Werte kommagetrennt (z. B. `30, 14, 7, 1`; je Wert eine E-Mail), und **„Erneut erinnern am Tag des Auslaufens“** | Die Vorlage **„Wareneinkauf“** wird beim Versand einer Einkaufsbestellung per E-Mail an deine Zulieferer verwendet (siehe [Bestellungen](/pro/dokumentation/procurement/purchase-orders.md)). {% hint style="info" %} Gesperrte Benutzer erhalten keine Benachrichtigungen. {% endhint %} ## Reiter „Kunden-seitige Benachrichtigungen“ „Hier kannst du die E-Mail Vorlagen für die automatisierte Kundenkommunikation anpassen oder die Benachrichtigung für Kunden deaktivieren. Für einzelne Kunden / Kundengruppen kannst du individuelle Vorlagen erstellen.“ Diese E-Mails erhalten die Mitarbeiter deiner Kunden aus ihrem Kundenportal: | Benachrichtigung | Für Kunden abschaltbar | | -------------------------------------------- | ---------------------- | | **„Benutzereinladung“** | – | | **„Bestelleingangsbestätigung“** | ja | | **„Auftragsbestätigung“** | ja | | **„Bestellung ist in Bearbeitung“** | ja | | **„Bestellung ist bereit zur Auslieferung“** | ja | | **„Bestellung wurde versendet“** | ja | | **„Bestellung ist angekommen“** | ja | | **„Bestellung wurde storniert“** | ja | | **„Auslaufende Services“** | – | ### Bestell-E-Mails für Kunden ein- oder ausschalten Bei den Bestell-E-Mails steuerst du mit **„Aktiv“**, ob deine Kunden sie erhalten, und speicherst mit **„Speichern“**. Die Einstellung gilt nur für Bestellungen **bei dir**; über ihre internen Bestellungen kann sich der Kunde weiterhin informieren lassen. ### Eigene Vorlagen für deine Kunden Unter **„Passe deine Email-Vorlagen an“** gestaltest du die E-Mails in deinem Design, getrennt nach „Deutsch“ und „Englisch“: 1. **„Neue Vorlage“** öffnet den Editor. Dort gestaltest du Text, Bilder, Logo, Schaltflächen und Abstände per Drag & Drop und fügst dynamische Platzhalter ein, z. B. Name oder Servicename. 2. Speichern. 3. Im Menü der Vorlage **„Kundenzuweisung bearbeiten“**: Die Vorlage bestimmten Kunden bzw. Kundengruppen zuweisen oder **„Als Standard-Vorlage verwenden“** für alle Kunden, denen keine eigene Vorlage zugewiesen ist. Optional **„Zusätzliche Empfänger“** angeben. 4. Mit **„Vorlage aktiv schalten“** veröffentlichst du die Vorlage. Ab dann wird sie verwendet. Weitere Aktionen: „Bearbeiten“, „Kopieren zu“ (andere Sprache), „Umbenennen“, „Löschen“. Die „Standardvorlage“ ist nicht bearbeitbar. Ist einem Kunden bereits eine andere Vorlage zugewiesen, weist dich ein Hinweis darauf hin („Für diesen Kunden ist bereits die Vorlage … konfiguriert.“). Änderungen an einer zugewiesenen Vorlage gelten sofort für alle zugewiesenen Kunden. {% hint style="warning" %} Verwende optionale Platzhalter nur innerhalb einer Bedingung (z. B. `{{#if Options}} … {{/if}}`). Fehlt ein Wert ohne Bedingung, kann die E-Mail nicht erzeugt werden; beim Speichern einer fehlerhaften Vorlage erscheint eine Fehlermeldung. Teste neue Vorlagen vor dem Aktivieren. {% endhint %} ## Reiter „E-Mail Absendereinstellung“ „Hier kannst du den Absendernamen sowie die Absenderadresse für die Mailbenachrichtigungen für dich und deine Kunden konfigurieren.“ | Feld | Hinweis | | --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **„Absendername“** | z. B. dein Firmenname; max. 100 Zeichen, bestimmte Sonderzeichen (z. B. `<`, `>`, `@`, `?`) sind nicht erlaubt | | **„Absenderadresse“** | Du legst den Teil vor dem `@` fest; die Domain ist vorgegeben | | **„Antwortadressen“** | Adressen, an die Antworten auf Benachrichtigungen gehen, kommagetrennt | „Hinweis: Um deine eigene E-Mail Domain zu verwenden, wende dich bitte an unseren Support.“ Ist eine eigene Domain eingerichtet, ist die Absenderadresse fest und nur über den [Support](/pro/dokumentation/help/support.md) änderbar. {% hint style="info" %} Zusammen mit dem White-Label-Kundenportal (siehe [Kundenportal](/pro/dokumentation/customers/customer-portal.md)) sorgen eigener Absendername, eigene Domain und eigene Vorlagen dafür, dass deine Kunden durchgängig mit deiner Marke kommunizieren. {% endhint %} ## Häufige Fragen **Mein Vertriebsteam soll bei neuen Kundenaufträgen eine E-Mail bekommen.** Benachrichtigung „Auftragseingang“ aktivieren und als Empfänger die Rollen „Vertrieb“ bzw. „Account Manager“ oder ein Vertriebspostfach eintragen. **Ein Kunde soll keine Versandbenachrichtigungen erhalten.** Reiter „Kunden-seitige Benachrichtigungen“ → „Bestellung wurde versendet“ → „Aktiv“ ausschalten und speichern. Die Einstellung betrifft Bestellungen bei dir. Soll ein einzelner Kunde lediglich andere Inhalte erhalten, weise ihm eine eigene Vorlage zu. **Wie bekomme ich meinen Firmennamen als Absender?** Im Reiter „E-Mail Absendereinstellung“ den „Absendernamen“ ändern. Für eine eigene Absender-Domain wende dich an den [Support](/pro/dokumentation/help/support.md). **Wann kommen die Erinnerungen zu offenen Auftragspositionen?** Täglich um 11:00 und 16:00 Uhr (MEZ), sofern die Benachrichtigung „Offene Auftragspositionen“ aktiv ist. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://hub.equipme.io/pro/dokumentation/administration/email-notifications.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.