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# Workflows

Workflows (Flows) in Equipme Pro erstellen, starten, teilen und überwachen: Trigger, Aktionen, Variablen, Modifier, Filter, Webhooks, Fehlerbenachrichtigung und typische Provider-Beispiele.

**Pfad:** „Automation“ → „Workflows“

Ein **Flow** besteht aus einem **Trigger** (was den Ablauf startet), **Aktionen** (was passiert) und optional **Bedingungen** (wann etwas passiert). Flows baust du per Drag & Drop im **Flow-Designer**. Die Bedienung ist in Equipme Pro dieselbe wie im Kundenportal; der Unterschied liegt in den verfügbaren Komponenten: In Pro nutzt du vor allem das Modul **„Equipme Pro“** des equipme Connectors (siehe [equipme Connector – Pro-Module](/pro/dokumentation/automation/connectors/equipme-pro.md)).

## Die Flow-Liste

* **„Flow erstellen“** legt einen neuen Flow an.
* Filter: „Running flows“, „Stopped flows“, „My flows“, „Shared with others“, „Shared with me“. Sortierung nach Änderungs- oder Erstelldatum, Listen- oder Kachelansicht.
* Menü je Flow: „Open“, „Rename“, „Insights“ (Protokolle), „Clone“ (kopieren), „Share“ (teilen) und „Remove“ (löschen; **gelöschte Flows können nicht wiederhergestellt werden**).
* Beim **Teilen** wählst du, mit wem (per E-Mail, Scope oder Domain) und welche Rechte gelten: „Read“, „Start“, „Stop“.

## Einen Flow bauen

1. **„Flow erstellen“** → Flow öffnen. Der Designer öffnet sich im Vollbild.
2. Links wählst du Komponenten:
   * **Utilities**, z. B. Filter, Converter, Timer, Scheduler, Webhook, HTTP und Tasks,
   * **Applications**, z. B. Equipme Pro, Equipme, Microsoft, E-Mail und viele weitere.
3. Ziehe einen **Trigger** auf die Arbeitsfläche, z. B. *New Sales Order* aus dem Modul „Equipme Pro“, einen Zeitplan (Scheduler) oder einen Webhook.
4. Füge Aktionen hinzu und verbinde die Komponenten.
5. Rechts konfigurierst du die ausgewählte Komponente. Konten verbindest du über **„Connect account“**.
6. **Starte** den Flow. Ein gespeicherter, aber nicht gestarteter Flow läuft nicht.

Im Designer findest du außerdem Rückgängig/Wiederholen, Zoom, Ausrichten, Logs sowie im Menü „Rename“, „Share“, „Change Description“ und den Export als SVG/PNG oder Druck.

## Daten zwischen Komponenten übergeben

* **Variablen:** Über den Variablen-Picker nutzt du Werte vorheriger Komponenten, z. B. die Auftragsnummer eines neuen Kundenauftrags in einer E-Mail.
* **Modifier:** Klicke auf eine eingefügte Variable, um sie umzuwandeln, z. B. Text in Großbuchstaben, Datum verschieben, Zahl teilen, Listen filtern, verbinden oder summieren. Modifier lassen sich hintereinander schalten.

## Logik

* **Filter:** Lassen Daten nur weiter, wenn eine Bedingung erfüllt ist, z. B. „Contains“, „Equal“, „Not Equal“, „Greater/Less Than“, „Range“ oder „Is Not Empty“. Mehrere Bedingungen verknüpfst du mit „And“.
* **Scheduling:** Flows einmalig, wiederkehrend oder zu festen Zeiten starten – z. B. jede Nacht Preise aus einem Distributor-Katalog aktualisieren.
* **Webhooks:** Ein Webhook-Trigger stellt eine URL bereit, über die andere Systeme den Flow starten, z. B. dein Lagerverwaltungssystem bei einem Warenausgang. Antwortest du später mit einer eigenen Response-Komponente, schalte „Immediate Response“ aus.
* **HTTP:** Beliebige Schnittstellen mit GET, POST, PUT oder DELETE ansprechen.
* **Rückfragen:** Menschliche Eingaben bindest du über Web-Formulare (Modul „Forms“) ein, z. B. eine Rückfrage an den Lagerverantwortlichen vor dem Versand.

## Fehler finden

* **Logs** im Designer oder **„Insights“** zeigen jede Ausführung mit Status, Komponenten, Zeitstempel, Nachricht und Fehler.
* **Bei Fehlern benachrichtigt werden:** Füge den Trigger **„OnError“** hinzu und verbinde ihn z. B. mit „SendEmail“. Der Trigger prüft regelmäßig und meldet sich nur bei tatsächlich protokollierten Fehlern. Der Flow muss gestartet sein.

{% hint style="warning" %}
Flows, die Status von Fulfillment-Positionen oder Einkaufsbestellungen ändern, wirken sofort auf die Sicht deiner Kunden (z. B. Statusmeldungen und E-Mails). Teste solche Flows zuerst mit einem Testkunden.
{% endhint %}

## Beispiele für Provider

### Neue Kundenaufträge an das ERP übergeben

1. **Trigger:** *Equipme Pro › New Sales Order*, optional eingeschränkt auf bestimmte Kunden („Customers“).
2. **Aktion:** Auftrag im ERP anlegen (ERP-Connector oder HTTP).
3. **Aktion:** Die ERP-Auftragsnummer als Metadatum an der Serviceinstanz speichern (*Set Service Instance Metadata Entry*) oder in einer Tabelle („Tabellen“) merken.
4. **Email › Send Email:** Bestätigung an den Vertrieb.

### Versandstatus eines Distributors übernehmen

1. **Trigger:** *Scheduler* (z. B. stündlich).
2. **Aktion:** Offene Einkaufsbestellungen abrufen (*List Dropshipping Orders*, gefiltert nach Status).
3. **Aktion:** Sendungsstatus beim Distributor abfragen (Distributor-Connector oder HTTP).
4. **Aktion:** Status in Pro setzen (*Update Dropshipping Order Status*, z. B. „Dispatch Delivery“).

### Pakete aus dem Versandsystem anlegen

1. **Trigger:** *Equipme Pro › New Fulfillment Order*, gefiltert nach Transaktionsart „Order“.
2. **Aktion:** Sendung im Versandsystem anlegen.
3. **Aktion:** *Add Fulfillment Parcel* mit Sendungsnummer („Tracking number“), Tracking-Link, Versanddienstleister („Carrier“) und den betroffenen Fulfillment-Positionen.

Weitere Komponenten und Beispiele findest du unter [equipme Connector – Pro-Module](/pro/dokumentation/automation/connectors/equipme-pro.md).

## Häufige Fragen

**Mein Flow löst nicht aus.**

Prüfe, ob der Flow gestartet ist und ob die Filter des Triggers (z. B. „Customers“, „After“, „Transaction types“) zu den erwarteten Daten passen.

**Kann ich einen Flow eines Kunden in Pro sehen?**

Nein. Flows, die ein Kunde in seinem Kundenportal baut, gehören zu seinem Arbeitsbereich. In Pro siehst du nur die Flows deines eigenen Unternehmens.


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# Agent Instructions
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