> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://hub.equipme.io/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://hub.equipme.io/pro/dokumentation/procurement/purchase-orders.md). # Bestellungen Bestellungen bei Lieferanten in Equipme Pro: Bestellliste, neue Bestellung, Details, Versanddaten, Finanzierung, Stornierung, Dropshipping-Status, Bestellauftrag als PDF, Zulauf. **Pfad:** **„Einkauf“ → „Bestellungen“** Hier findest du alle Bestellungen, die du bei deinen Lieferanten ausgelöst hast: Lagerbestellungen für dein Lager und Dropshipping-Bestellungen, die direkt an Kunden gehen. Neue Bestellungen legst du aus den [Bestellvorschlägen](/pro/dokumentation/procurement/order-proposals.md) an. ## Die Bestellliste | Spalte | Inhalt | | ------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | | „Bestellnummer“ | Von equipme vergebene Nummer im Format *JJMMTT-laufende Nummer*, z. B. 260416-003 | | „Bestell- / Auftragsnummer“ | Nummer des Lieferanten | | „Bestellt am“ | Bestelldatum | | „Lieferant“ | | | „Bestellte Positionen“, „Gesamtmenge“ | Anzahl Positionen und Stück | | „Typ“ | „Lagerbestellung“ oder „Dropshipping“ | | „Status“ | Siehe [Status](#status) | | „Besteller“ | Wer bestellt hat | Ein Klick öffnet die Bestelldetails. Über das Kontextmenü (Rechtsklick) kannst du die Bestellung in einem neuen Tab öffnen. ## Neue Bestellung anlegen Die Seite **„Neue Bestellung“** öffnest du über **„Bestellen“** in den [Bestellvorschlägen](/pro/dokumentation/procurement/order-proposals.md). Sie hat diese Bereiche: **„Lieferant“:** Lieferant auswählen. „Kunden Nr.“, „Telefon“ und „E-Mail“ kommen aus den Lieferantendaten. Ist beim Lieferanten **„Automatische Bestellmail senden“** aktiviert, zeigt ein Info-Symbol: „Die Bestellung wird automatisch an die hinterlegte E-Mail Adresse versendet.“ **„Bestelldetails“:** | Feld | Hinweis | | --------------------------- | ----------------------------------------------------- | | „Bestellt am“ | Vorbelegt mit heute | | „Bestell- / Auftragsnummer“ | Nummer des Lieferanten, max. 150 Zeichen | | „Bestellbestätigung“ | z. B. Nummer der Auftragsbestätigung, max. 50 Zeichen | | „Rechnungsnummer“ | max. 50 Zeichen | | „Bemerkung“ | max. 1000 Zeichen | **„Finanzierung“:** Optional einen [„Finanzierungsvertrag“](/pro/dokumentation/procurement/financing-contracts.md) wählen. Möglich ist nur ein Vertrag, dessen Sammelphase bereits begonnen hat und dessen Vertragsstart noch in der Zukunft liegt. **„Versand“:** | Feld | Hinweis | | ------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | „Lieferadresse“ | Bei Lagerbestellungen die Adresse deines Lagers; bei Dropshipping die Adresse der Kundenposition. Fehlt eine Adresse, kannst du über das Stift-Symbol eine hinzufügen. | | „Empfänger (Name)“, „Mail“ | Nur bei Dropshipping, wenn mögliche Empfänger bekannt sind (z. B. „Standortkontakt“, „Besteller“) | | „vsl. Lieferdatum“ | Wird im Wareneingang und in den „Positionen im Zulauf“ angezeigt | | „Lieferscheinnummer“, „Sendungsnummer“, „Sendungsverfolgung (Link)“ | Kannst du auch später nachtragen | **„Bestellpositionen“:** Je Produkt „Anzahl“ (1 bis 1000) und „Stückpreis“. Über das Papierkorb-Symbol verwirfst du eine Position (mindestens eine muss bleiben). Darunter stehen „Nettowarenwert“, „Fracht-/Lieferkosten“, „Gesamtsumme“, „MwSt“ (0, 7, 16 oder 19 %, vorbelegt 19 %) und „Gesamtsumme (inkl. MwSt.)“. Mit **„Bestellen“** wird die Bestellung angelegt. Du siehst „Bestellung erfolgreich erstellt“ mit der Bestellnummer und landest in den Bestelldetails. {% hint style="info" %} Änderst du den Stückpreis gegenüber dem Angebot, legt equipme ein neues Angebot zu diesem Preis an. Dein Standardangebot bleibt unverändert. {% endhint %} ### Bestellmail an den Lieferanten Ist beim Lieferanten **„Automatische Bestellmail senden“** aktiviert, schickt equipme nach dem Bestellen eine E-Mail mit dem Bestellauftrag als PDF an die hinterlegte Lieferanten-E-Mail-Adresse. Die Vorlage heißt **„Wareneinkauf“** und lässt sich unter [E-Mail Benachrichtigungen](/pro/dokumentation/administration/email-notifications.md) anpassen. Die Einstellung findest du beim Lieferanten unter **„Portfolio Management“ → „Produktstammdaten“ → „Lieferanten“** (siehe [Produktstammdaten](/pro/dokumentation/portfolio/products.md)). Konnte die Mail nicht versendet werden, erscheint „E-Mail konnte nicht gesendet werden.“ Die Bestellung ist trotzdem angelegt. ## Bestelldetails Oben siehst du **„Bestellung: *****Nummer*****“**, den Typ, „Status“ und „Besteller“ sowie die Aktionen: | Schaltfläche | Funktion | | --------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | | **„Speichern“** | Änderungen an Bestelldetails, Versand, Preisen oder Lieferant speichern | | **„Bestellung stornieren“** | Nur Lagerbestellungen, und nur solange alle Positionen „bestellt“ sind | | **„Status ändern“** | Nur Dropshipping-Bestellungen, siehe unten | | **„Bestellauftrag“** | Bestellung als PDF herunterladen | Die Bestelldetails haben drei Reiter: | Reiter | Inhalt | | ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **„Bestellpositionen“** | Positionen mit Status, Anzahl, Stückpreis und Summe. Bei Lagerbestellungen gibt es ein Download-Symbol für den Export als Excel-Datei. | | **„Wareneingang“** | Nur Lagerbestellungen: alle Wareneingangsbuchungen zu den Positionen (wer, wann, wohin) | | **„Instanzen“** | Jedes bestellte Einzelgerät mit Status und Attributen. Hier kannst du je Gerät einen „Finanzierungsvertrag“ zuordnen. Export über das Download-Symbol. | {% hint style="info" %} Sind einzelnen Geräten unterschiedliche Verträge zugewiesen, lässt sich der Vertrag für die gesamte Bestellung nicht mehr ändern. Passe die Zuordnung dann im Reiter „Instanzen“ an. {% endhint %} ### Eine Position stornieren In der Positionsliste über das Papierkorb-Symbol, solange die Position „bestellt“ ist. Bestätige „Bestellposition stornieren“. Die Position wird „storniert“ und zählt nicht mehr zur Summe. ### Die ganze Bestellung stornieren **„Bestellung stornieren“** → „Möchtest du die Bestellung wirklich stornieren? Diese Bestellung kann danach nicht mehr geändert werden.“ Danach ist die Bestellung schreibgeschützt. Die zugeordneten Kundenaufträge erscheinen wieder als [Bestellvorschlag](/pro/dokumentation/procurement/order-proposals.md). ## Dropshipping-Status pflegen Da Dropshipping-Ware nicht durch dein Lager läuft, meldest du den Fortschritt manuell. Mit **„Status ändern“** (für die ganze Bestellung) oder dem Stift-Symbol an einer Kundenposition öffnet sich **„Status setzen“** mit dem **„Zielstatus“**. | Aktueller Status | Mögliche Zielstatus | | ---------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | | „bestellt“ | „Bestätigt“, „In Bearbeitung“, „In Zustellung“, „Abgeschlossen“, „Storniert“ | | „bestätigt“ | „In Bearbeitung“, „In Zustellung“, „Abgeschlossen“, „Storniert“ | | „in Bearbeitung“ | „In Zustellung“, „Abgeschlossen“, „Storniert“ | | „in Zustellung“ | „Zustellung abgelehnt“, „Geliefert“, „Abgeschlossen“, „Storniert“ | | „Zustellung nicht möglich“ | „In Zustellung“, „Abgeschlossen“, „Storniert“ | | „geliefert“ | „Abgeschlossen“, „Storniert“ | | „abgeschlossen“, „storniert“ | keine („Für diesen Ausgangsstatus ist kein Statuswechsel möglich.“) | Wählst du den Zielstatus „Zustellung abgelehnt“, steht die Bestellung danach im Status „Zustellung nicht möglich“. **Auswirkung beim Kunden:** „In Bearbeitung“, „In Zustellung“, „Zustellung abgelehnt“, „Geliefert“ und „Abgeschlossen“ werden auf die Position des Kunden übertragen. Der Kunde sieht dann z. B. „In Zustellung (ausgehend)“, „Zustellung nicht möglich (ausgehend)“ oder „Erfolgreich zugestellt (ausgehend)“. „Bestätigt“ und „Storniert“ ändern nur deine Einkaufsbestellung. **Eine stornierte Dropshipping-Bestellung storniert nicht den Kundenauftrag.** Die Position erscheint wieder in den Bestellvorschlägen. ## Status | Status | Bedeutung | | ------------------------------------------- | ---------------------------------------------------- | | „bestellt“ | Bestellung ist angelegt | | „bestätigt“ | Lieferant hat bestätigt (Dropshipping) | | „in Bearbeitung“ | In Arbeit, oder Positionen sind unterschiedlich weit | | „teilgeliefert“ | Ein Teil ist im Wareneingang gebucht | | „geliefert“ | Alles ist eingegangen | | „in Zustellung“, „Zustellung nicht möglich“ | Dropshipping-Versandstatus | | „abgeschlossen“ | Vorgang beendet | | „storniert“ | Storniert | Der Status der Bestellung ergibt sich aus den Status ihrer Positionen. ## Positionen im Zulauf **Pfad:** **„Einkauf“ → „Bestellungen“ → „Positionen im Zulauf“** Eine Liste aller bestellten Positionen, die noch nicht vollständig geliefert, abgeschlossen oder storniert sind, über alle Bestellungen hinweg. Spalten: „Name“, „Anzahl“ (noch ausstehend), „Bestellnummer“, „Bestell- / Auftragsnummer“, „Bestelldatum“, „vsl. Lieferdatum“, „Lieferant“. Mit der Suche filterst du nach Produkt, Nummern, Lieferant oder Status. Ein Klick öffnet die Bestellung. So siehst du auf einen Blick, welche Ware wann erwartet wird. Die tatsächliche Einbuchung erfolgt im [Wareneingang](/pro/dokumentation/warehouse/receiving.md). ## Berechtigungen Ansehen: Rollen mit Leserecht auf den Einkauf („Einkauf Controller“). Anlegen, bearbeiten, stornieren, Status ändern: „Einkauf Manager“ und „Administrator“. Stornierte Bestellungen sind für alle schreibgeschützt. ## Häufige Fragen **Warum ist „Bestellung stornieren“ ausgegraut?** Die Bestellung ist eine Dropshipping-Bestellung (dann nutzt du „Status ändern“), oder mindestens eine Position ist bereits geliefert bzw. nicht mehr „bestellt“. Storniere dann einzelne offene Positionen. **Ich habe falsche Versanddaten eingetragen. Kann ich sie korrigieren?** Ja. Ändere sie in den Bestelldetails unter „Versand“ und klicke auf „Speichern“. **Wo trage ich ein, dass Lagerware angekommen ist?** Im [Wareneingang](/pro/dokumentation/warehouse/receiving.md). Den Status einer Lagerbestellung kannst du nicht manuell auf „geliefert“ setzen. **Kann ich den Lieferanten nachträglich ändern?** Ja, in den Bestelldetails, solange du Schreibrecht hast. Die Preise werden aus den Angeboten des neuen Lieferanten übernommen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://hub.equipme.io/pro/dokumentation/procurement/purchase-orders.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.